Определите порядок выполнения операций с входящими, исходящими и внутренними документами. 1. Подготовка проекта

Пояснение: Порядок выполнения операций с документами является важной частью организации работы офиса или учреждения. Для эффективного и точного выполнения документального процесса необходимо соблюдать последовательность следующих операций:

1. Подготовка проекта документа: На этом этапе составляется основа самого документа (письма, отчета и т.д.), который будет использоваться в будущем.
2. Открытие конвертов и проверка содержимого: Входящие документы проверяются на наличие их числа, а также других документов, предназначенных для организации.
3. Регистрация документов: После проверки содержимого все документы, поступающие или отправляемые, заносятся в специальный журнал или базу данных.
4. Проверка правильности адресации: Важной частью процесса является проверка правильности адресации, как входящих, так и исходящих документов, чтобы они были отправлены по правильному адресу.
5. Согласование проекта документа: Некоторые документы могут требовать согласования или одобрения со стороны руководителя или других ответственных лиц.
6. Просмотр документов руководителем (вынесение резолюции): Документы подлежат просмотру и разрешению со стороны руководителя, который может принять решение или вынести резолюцию.
7. Подписание руководителем: После просмотра документов руководитель подписывает их, выражая свое согласие или одобрение.
8. Внесение документа в дело: Документы, уже подписанные и утвержденные, заносятся в дело или архив для хранения.
9. Предварительный просмотр (сортировка): Документы могут быть проинспектированы или отсортированы в определенный порядок для их последующей обработки или передачи.
10. Проверка корректности оформления документа: На этом этапе производится проверка документа на отсутствие ошибок, отсутствие опечаток, а также соответствие оформления установленным стандартам.
11. Передача документов руководителю: Документы, подготовленные и проверенные, передаются руководителю для принятия решений или просмотра.
12. Заполнение регистрационной карточки: Каждый документ должен иметь свою регистрационную карточку, на которую вносятся сведения о нем.
13. Передача документов исполнителю: Завершив все предыдущие этапы, документы передаются исполнителю, который ответственен за их дальнейшую обработку или выполнение указанных в них задач.

Пример использования: Определите правильную последовательность выполнения операций с входящими, исходящими и внутренними документами.

Совет: Для эффективной работы с документами рекомендуется иметь четкую организацию и систему документооборота. Важно следить за соблюдением установленных процедур и правил работы с документами.

Упражнение: В какой последовательности должны быть выполнены следующие операции с документами? 1) Подписание руководителем. 2) Проверка правильности адресации. 3) Подготовка проекта документа.